Et si tout le monde envoie des emails URGENT ?

C'est effectivement une des questions qui nous est le plus fréquemment posée. 
Pour la première fois, de manière concrète, l'utilisateur peut rendre explicite avec Timyo le niveau d'urgence de son attente. Qu'adviendra-t-il alors ? L'utilisateur ne considérera-t-il pas de manière égoïste que son email ne peut jamais attendre ?

La situation actuelle nous impose d'ores et déjà ce sentiment d'urgence permanente, cette impression de devoir répondre à chaque email au plus vite. Un email qui arrive à l'instant dans notre boîte email ne mérite pas nécessairement qu'on cesse notre travail en cours pour y répondre ! C'est pourtant ce qui arrive bien souvent (environ 50% des emails obtiennent une réponse en moins de 45 minutes).
Cette spirale de l'immédiateté entraine perte de productivité, de créativité et augmente le sentiment de pression ainsi que la perception d'une surcharge de travail.
 
La raison tient principalement au fait qu'il manquait à l'email la dimension du temps. Qui permet à l'émetteur de spécifier facilement si cet email doit être répondu aujourd'hui, demain ou cette semaine et même si cet email nécessite une réponse.

Et les utilisateurs Timyo jouent le jeu ! Entre 10% et 20% des emails envoyés avec Timyo porte l'indication "Au plus vite". C'est donc à bon escient et conscient que l'on ne peut crier au loup tout le temps que la communauté Timyo utilise cette notion.

A la clé, pour le destinataire, une information claire, aidé par un code couleur sur lequel il peut facilement prioriser les vraies urgences et mieux organiser son temps pour répondre aux 80% d’emails qui n’ont pas de caractère urgent mais dont on s’oblige trop souvent à y répondre vite pour monter qu’on est un collaborateur impliqué et réactif. 
 
Les bénéfices de ce nouveau comportement ne se traduisent pas uniquement sur la baisse du stress. Ils améliorent la qualité de l’information échangée, ils permettent de mieux organiser le temps des collaborateurs, ils incitent les gens à davantage anticiper leur besoin et paradoxalement, ils permettent d’être plus réactif… car on sait gérer 20% d’urgence, on ne sait pas gérer 80 % de perception d’urgence.

Did you find this article helpful?